התקשרו עכשיו: 052-5502807
אוריתה, מאמר 1 - לפני שסוגרים מקום - על מה לשים לב

מאמר 1 - לפני שסוגרים מקום - על מה לשים לב

רגע לפני שסוגרים על האולם / גן האירועים החלומי שלכם:

הגיע הרגע... אחרי חיפושים נרחבים הגעתם למקום ששניכם אומרים wow... זה המקום... אז, עכשיו, קחו אוויר ושנייה לפני שאתם ממהרים לחתום.. שימו לב לפרטים הבאים:

1. להתחייב בשלב הראשון על כמות המינימום של האולם מתוך ידיעה שמהכמות שיש לכם תורידו אוטומטית 20%... כשתגיעו לשלב אישורי הגעה תוכלו לעדכן את הכמות... זיכרו, לעלות תמיד אפשר לרדת מכמות ההתחייבות הראשונית לא תוכלו.
2. רזרבה - נושא רגיש ביותר !!! אולי לא בהתחלה אבל יגיע הרגע.. ולכן, לבקש שהרזרבה תהיה בתוך השולחנות ולא שולחנות בצד, יותר נכון ויקל משמעותית בסידורי ההושבה כשיגיע הרגע. לוודא שאיןהתניה כלשהי לגבי הושבה שמית. כבר נתקלתי בכמה מקומות שאומרים שאם עושים הושבה שמיתלא מקבלים רזרבה... תזהרו, שימו לב לפני שחותמים. כל שקל חשוב.
3. לפני החתימה הסופית תגיעו ותראו את המקום באירוע מותאם לכמות שלכם... כי על הנייר ולראות בעניים אלו דברים שונים לגמריי.
4. לוודא שיש למקום רשיונות וביטוחים כחוק.
5. הגבלת רעש - וודאו שאין הגבלת רעש במקום ופתאום בשעה 24:00 תומנך המוזיקה.
6. הגבלת זמן - וודאו שאין לכם הגבלת זמן ואם כן עד מתי ועלויות - שתדעו מראש ותפעלו בהתאם ביום האירוע כדי שלא תמצאו את עצמכם משלמים עוד כמה אלפים...
7. גנרטור חירום - חובה.
8. חניה גדולה ומספיקה לכמות האורחים שלכם.
9. סדרנים לחניה
10. מאבטח.
11. איש נקיון צמוד לאורך כל האירוע.
12. כמות מלצרים ביחס המתאים לאירוע שלכם.
13. בר - האם תוצרת חוץ ? מה כולל ? תעשו סקר מה תצטרכו להשלים במידת הצורך.
14.  כמות ברמנים - היחס הנכון 1/60 איש - אם כי גם באירועים קטנים אני ממליצה שיהיו לפחות 3 ברמנים וזאת מהסיבה הפשוטה שתמיד יהיה שירותי בר פעילים, לא ליצור פקקים ואם מישהו רוצה ללכת לשירותים לדוגמא או להביא כוסות השירות לא ייפגע.
15. ילדים - עד איזה גיל לא משלמים ? האם יש מחיר מיוחד לילדים ? כסאות תינוק ?
16. טעימות:
א. קבעו בחוזה תנאי כי קיום האירוע מותנה בטעימות, במידה ולא תהיו מרוצים תהיו רשאים לבטל ללא שום תשלום. לא כולם מאפשרים כזו אופציה אך אם תצליחו.. הרווחתם וסביר שיקדימו לכם את הטעימות ותהיו שקטים. 
ב. במידה והאולם שלכם אורך טעימות קולקטיבי לכל החוגגים יחד - בקשו מס' תאריכים אפשריים שתוכלו להערך בהתאם ובררו עם המקום מה קורה במידה ואתם לא יכולים להגיע לאירוע הטעימות? הרי אתם חייבים לקבוע תפריט... שייתנו לכם את כל האופציות. לפעמים אנחנו קובעים דברים אבל פתאום צצים בלת"מים כמו נסיעת עבודה, פרזנטציה למנכ"ל וכו'.. מה לעשות כולנו בני אדם. 
17. עיצוב - האם חובה לקחת מהאולם ? עדיף שיתנו לכם את האפשרות להביא מבחוץ ... כי יכול להיות שמה שנותנים בבסיסי זה לא מה שאתם רוצים או אולי אין לכם כימיה טובה עם המעצב שלהם... למה להיות כבולים ? 
18. טיפים לנותני השירות - הכניסו לתקציב שלכם מראש בהתאם ליחס המלצרים והברמנים הצפויים לכמות שלכם, מנהל האירוע ואם יש סגנים אז גם, תאורן ואפילו למנקה השירותים. 
19. לסכם את העלויות - מקסימום הוצאה - לא להתלהב רק ממחיר המנה המופרדת מכל שאר העלויות... שקללו הכל יחד ותראו כמה יוצאת לכם מנה

לא על הכל האולם / הגן ייענה לבקשותיכם... לפעמים צריך להתעקש על דברים. ככל שתגיעו מוכנים לפגישה, תעלו את כל הנקודות פחות בלת"מים ויחסים לא נעימים ייחסכו לשני שהצדדים ואתם תוכלו רק להנות מכל התהליך ... אבל הכי חשוב, לא משנה מה, שהכל יהיה רשום !!! לא סוגרים בעל-פה על שום דבר!!!

 

אורית עטר | ORITA | הפקות אירועים באור אחר 052-5502807